La valeur du fichier fournisseur maître dépend de la bonne maintenance – fonctionnalités – ifo blockchain bitcoin

Non seulement le fichier fournisseur principal peut-il ajouter une valeur énorme, il peut aussi être la source de difficultés énormes et de pertes importantes. Un dossier mal entretenu – comme l’ont appris de nombreux professionnels de l’AP – est un casse-tête pour le département et l’organisation. Afin de collecter, gérer, réviser et nettoyer correctement les données dans le fichier du fournisseur principal, un investissement substantiel en temps et en ressources est nécessaire.

Selon AMR Research, qui fournit des services de conseil aux cadres de la chaîne d’approvisionnement, les entreprises ont été contraintes d’augmenter de 35% le nombre d’employés et de ressources système de leurs fournisseurs afin de gérer toutes les données fournisseurs disponibles.


AMR Research rapporte également que les entreprises dépensent jusqu’à 1 000 $ par fournisseur et par an pour gérer les informations sur les fournisseurs dans toute l’entreprise.

Ce chiffre étonnant peut faire chuter les mâchoires et se bouscule dans le déni, mais compte tenu du temps et des efforts consacrés à maintenir quelques-uns de ces points de données (coordonnées, par exemple) à jour, ce nombre devient beaucoup moins étonnant. Impliquer les fournisseurs dans la maintenance

Afin de réduire certains de ces coûts, il est conseillé d’exiger des fournisseurs qu’ils mettent à jour leurs données au moins une fois par an. Une façon de le faire est de fournir un portail de fournisseurs où les fournisseurs peuvent mettre à jour leurs informations à mesure qu’elles changent. L’activation des données mises à jour pour remplir automatiquement le système est une configuration idéale. Si un système libre-service automatisé est hors de portée, AP doit encore développer un système de demande de mises à jour – soit par voie électronique, soit par courrier papier. Exiger des points de données clés

Une recherche simple et une vérification des données peuvent aider AP à éviter les erreurs de fichier fournisseur. Par exemple, vérifier l’adresse d’un fournisseur par rapport à la liste d’adresses valides du service postal et effectuer une recherche sur Internet pour trouver l’adresse sont deux moyens faciles de commencer à vérifier un fournisseur.

Plus formellement, le W-9 peut aider AP à assurer la légitimité du fournisseur. Le matching TIN est une autre étape critique. Il est également important de comparer cette information à la liste des parties interdites de faire affaire avec les citoyens et les organisations des États-Unis.

Tout aussi important que le dépistage des fournisseurs en double ou frauduleux est l’élimination des fournisseurs qui ne sont plus utilisés. Les fournisseurs n’ayant aucune activité au cours des 12, 15 ou 24 derniers mois devraient être revus et éventuellement désactivés. Purge a confirmé les fournisseurs inactifs au moins une fois par an pour gagner du temps sur la maintenance et la mise à jour de leurs fichiers. Continuez toujours

Les données du fournisseur commencent à se dégrader immédiatement et doivent être gérées et mises à jour de façon continue. Les services AP les plus performants gèrent de près leurs fichiers fournisseurs afin d’éliminer les fournisseurs en double, les fournisseurs inactifs, les adresses incorrectes et d’autres problèmes courants.

Pour évaluer si votre fichier fournisseur principal devient trop compliqué, vérifiez le nombre de factures que votre service AP traite chaque mois par rapport au nombre de fournisseurs dans le fichier. S’il y a plus de fournisseurs que de factures, il est temps de parcourir le fichier principal avec un œil d’aigle.

Rappelez-vous, la maintenance du fichier fournisseur, comme tant d’autres "ingrat" tâches, est un travail sans fin. Mais tendre vers cette tâche routinière d’entretien paie dans un fichier fournisseur propre et de bonnes données propres qui peuvent fournir à l’organisation des informations de haute qualité pour aider à prendre des décisions de haute qualité. Purger au moins une fois par an

Pour vous aider à évaluer les meilleures pratiques, il est utile de voir ce que les autres organisations font pour maintenir leurs fichiers fournisseurs. Dans un rapport récent de l’IOFM, un peu plus d’un tiers (34%) des entreprises de toutes les gammes de taille purgent leurs fichiers chaque année (voir la pièce).

Par taille, les entreprises les moins susceptibles de purger sont celles qui ont entre 500 et 999 employés, révèle l’enquête IOFM. Plus de la moitié (53%) des répondants de cette catégorie ne purgent jamais, suivi de 50% de ceux ayant jusqu’à 99 employés.

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